Privacy beleid Kynologen Club Almelo en omstreken (KCA)

De KCA heeft van de Autoriteit Persoongegevens (AP) de verplichting opgelegd gekregen Uw privacy te bewaken en zorg te dragen voor de naleving van de wettelijke bepalingen zoals opgenomen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit document bestaat uit vier eenzijdig bedrukte bladzijden en maakt tevens onderdeel uit van ons leden-aannameformulier. Hieronder valt het zorgvuldig omgaan met Uw persoonsgegevens. Middels voornoemd document stellen wij U op de hoogte van ons privacybeleid en wijzen wij U op Uw rechten.

De KCA is gevestigd in Almelo en is verantwoordelijk voor de correcte verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

Veenelandenweg 40 NL-7608 HB, ALMELO

Telefoon:  0031.6.50742240

E-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Persoonsgegevens

De KCA verwerkt Uw persoonsgegevens omdat U gebruik maakt van haar diensten cq lidmaatschap en/of omdat U deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt U een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Adresgegevens;
• Telefoonnummer(s);
• E-mailadres(sen);
• IP-adres(sen);
• Gegevens van Uw meest loyale kameraad, Uw hond;
• Overige persoonsgegevens die U actief verstrekt bij het lid worden van onze vereniging;
• Overige persoonsgegevens die U actief verstrekt bijvoorbeeld door het invullen van ons informatie- en/of ons contactformulier via onze website, in correspondentie en telefonische opgaaf;
• Gegevens over Uw activiteiten op onze website

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

De KCA verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van U en Uw hond,indien U deze aan ons verstrekt ter uitvoering van haar dienstverlening:

• Gezondheid en ras van Uw hond;
• Uw adresgegevens, Uw legitimatiebewijs en bankrekeningnummer (IBAN);

Doel en grondslag

De KCA verwerkt Uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het uitvoeren van haar dienstverlening;
• Het verstrekken van informatie aan partners (denk aan: sponsoren, raad van Beheer), het geven van trainingen en cursussen;
• Het afhandelen van Uw betalingen cq. betalingsopdracht middels batches;
• Leden- en relatiebeheer;
• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om haar dienstverlening uit te kunnen voeren;
• Het beantwoorden van Uw vragen;
• U te informeren over wijzigingen van haar diensten en producten of producten van partners.

De KCA verwerkt  en verstrekt ook persoonsgegevens wanneer zij hier wettelijk toe verplicht is, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze aangifte(n).

Geautomatiseerde besluitvorming

De KCA neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen, in het bijzonder haar leden. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door  computerprogramma's of computersystemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker / bestuurslid KCA) een bijdrage aan levert.
Met betrekking tot de door de KCA gebruikte computersoftware valt op te merken dat zij gebruik maakt van door banken geleverde softwareprogramma, denk aan Rabobank internet en Onview als beschermde databank.
De KCA gebruikt de Onview software als haar generieke datasoftware voor al haar activiteiten. Hierdoor hebben uitsluitend bestuursleden directie toegang tot deze informatie.

Bewaartermijn persoonsgegevens

De KCA bewaart Uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om haar doelen te realiseren waarvoor Uw gegevens worden verzameld. Wij houden Uw gegevens in bezit tot het moment waarop U aangeeft hier geen prijs meer op te stellen..
Na het beëindigen van Uw lidmaatschap houden wij Uw gegevens slechts met Uw instemming in bezit als daarvoor een aan te wijzen doel is.
Ook houdt de KCA Uw gegevens in ons bezit als daar een wettelijke verplichting toe bestaat.

Delen / uitwisselen van persoonsgegevens met derden

De KCA verkoopt Uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is in het kader van Uw lidmaatschap (Evenementen / Raad van Beheer etc.), wanneer U hier vooraf op bent geattendeerd of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met instellingen / bedrijven die Uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van Uw gegevens. De KCA blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen, echter vertrouwd hierbij wel op het fatsoen en ethiek van haar partners.

Cookies of vergelijkbare technieken

De KCA gebruikt technische, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op Uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op Uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en Uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld Uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Onze cookies kunnen niet worden gebruikt om personen te identificeren. U kunt zich afmelden voor cookies door Uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt U ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van Uw browser verwijderen. Door gebruik te maken van onze website, gaat U accoord met het gebruik van cookies.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om Uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te (laten) verwijderen. Daarnaast heeft U het recht om Uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van Uw persoonsgegevens door de KCA of partners. Tevens hebt U het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat U bij ons een schriftelijk verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens waarover wij van U beschikken in een computerbestand naar U of een ander, door U genoemde organisatie, te verzenden.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van Uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van Uw toestemming of bezwaar op de verwerking van Uw persoonsgegevens sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door U is gedaan, vragen wij u een kopie van Uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen.

Maak in deze copie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van Uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op Uw verzoek.

Klachten

De KCA wil U eveneens wijzen op de mogelijkheid welke U hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Beveiliging persoonsgegevens

De KCA neemt de bescherming van Uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij dragen zorg voor een goede beveiliging van (de opslag van) uw persoonsgegevens.

Als U de indruk hebt dat Uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact met ons op. De KCA behoudt zich het recht voor om de inhoud van dit privacybeleid te allen tijde te wijzigen.

Toestemmingsverklaring persoonsgegevens

1. Het lid verklaart door accoord te gaan met deze verklaring (middels betaling lidmaatschapsgelden) ondubbelzinnig toestemming te verstrekken aan de KCA en in te stemmen met het feit dat de KCA op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming de persoonsgegevens van ondergetekende verwerkt met het doel om uitvoering te kunnen geven aan haar dienstverlening jegens haar leden.

2. De KCA houdt zich vanzelfsprekend aan alle wettelijke vereisten vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming en doet er alles aan om vertrouwelijke persoonsgegevens en eventueel door leden verstrekte bijzondere persoonsgegevens te beschermen en te beveiligen.

3. In het privacy beleid van de KCA, welke U ook als bijlage bij Uw lidmaatschap en via haar website ontvangt, is meer informatie te vinden over de inhoud van het privacy beleid van de KCA en de wijze waarop de KCA met de verwerking van persoonsgegevens omgaat. Hiermee informeert de KCA haar leden nader omtrent de redenen en de omvang van de gegevensverwerking en de mogelijkheid om, indien gewenst, bezwaar te maken dan wel de toestemming in te trekken.

4. De leden hebben te allen tijde het recht om diens persoonsgegevens kosteloos in te zien, op te vragen, te wijzigen of te laten verwijderen. Een lid kan diens toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens te allen tijde intrekken en kan zich hieromtrent wenden tot het bestuur der KCA via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of haar verzoek te zenden aan KCA, Veenelandenweg 40, NL-7608 HB te Almelo.

Op een dergelijk schriftelijk verzoek tot inzien, wijzigen of verwijderen van gegevens, wordt uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van dit verzoek, gereageerd door het KCA bestuur.

Bestuur KCA, Almelo juni 2020